私たちは平均120通のメールを毎日処理しています
ある調査によると社会人は一日に平均120通ものメールを処理しているとのことです。
処理にかかる時間も膨大で平均2.6時間ほどつまり一日の労働時間の実に1/4はメールの対応に追われているということなのです。
会議や資料作成の合間に必死にメールの応対をしている
メールでの問い合わせのせいで残業になってしまった
そういった経験ももしかしたらあるかもしれません。
膨大なメールを捌く能力を高めることは今の社会人にとって必須のスキルなのです。
メール対応の環境は整備されていますか？
メールを処理するうえで何を速くする必要があるのでしょうか？
まずはメール自体にどのように対応しなければいけないかをしっかりとルールとして定める必要があります。
・テンプレートで対応できるものなのか否か
・テンプレート対応ならテンプレートは探しやすいのか
・人が対応する必要があるときにだれがいつ対応するのか
・人が対応する際にもある程度の文例があるのかないのか
こうした情報を整備するだけでもメールに対しての反応速度や対応速度が向上し処理が楽になります。
メールを送ってくれたお客様にとっても速いタイミングで返信が来るため会社に対して安心と信頼が向上して良い影響を与えます。
メールの対応に時間がかかっている会社であれば、まずは対応方法が正しく整備されているか確認したいところです。
人の能力自体を向上させて処理時間を短縮
しっかりとした環境が整備されているのであれば次に考えなければいけないのは人の能力が足りているかどうかです。
先ほどの調査結果をもとに考えると、メールの処理時間のうち3割を読む時間、6割を書く時間、1割をチェックの時間と考えてみましょう。
読む時間とチェックする時間はいずれにしろ文字を読んで処理している時間のために4割、約1時間です。
書く時間に関していえば1.5時間ほどになります。
文章を読む時間、そして文章を書く時間、それぞれを短縮することができればメールの対応時間を減らしてより有意義な仕事に振り分けることが可能です。
では読む時間や各時間は短縮できるのでしょうか？
脳の処理速度を向上させることで読み書きの時間を減らす！
読むこと、書くこといずれも当然のことながら脳が行っている作業です。
そこで脳が情報を処理する速度を向上させることができれば読み書きの時間を減らすことができます。
ではどのようにして脳の情報を処理する時間を減らすことができるのか。
これは能力開発の「速読」を行うことで十分達成可能です。
速読と聞くと文章を速く読むテクニックのような印象を感じるかもしれませんが、実はそうではありません。
文字情報全般を脳が処理をする速度を高速化させることで文章を読む速さを高めています。
そのため、一部を飛ばし読んだり斜め読みをするわけではないので業務上のメールを読むときなどにも活用することが可能です。
また、目で見て脳内で情報を処理しそれを出力する、つまり文章を打つ速度も実は向上します。
まさにメールの処理などを行う時に適した能力なのです。
どれくらい速くすることが可能なのか？
速読トレーニングで読書速度を向上させた場合、過去の受講生の結果から少なくとも3倍、高い方の場合では20倍や50倍まで読書速度が向上します。
最も低い3倍だとしても先ほどの例で挙げた文章を読む時間は1時間から約20分まで短縮することが可能です。
さらに速読のトレーニングを行うと思考速度やタイピング速度の向上も認められています。
こちらも個人差はありますが1.5倍程度から2倍程度まで向上してきます。
同様に考えると1.5時間を1時間まで縮めることが可能です。
結果として2.6時間かかっていたメールの処理が1.3時間とほぼ半分まで短縮できます。
1日当たり1.3時間、一週間で6.5時間、1か月なら26時間も時間を生み出すことが可能になるのです。
ほぼ3日分に相当する勤務時間を生み出すことができれば定時にすぐ帰ることやより有効な仕事に時間を割り振れることが想像できますね。
ほんとにそんなに簡単に向上するの？
ここで数字で書かれていても、
自分には当てはまらないのではないか？
都合の良い数字だけを書いているのではないか？
と思われる方もいらっしゃるかもしれません。
もちろん速読は実際に体験してみないと効果を感じることは難しいのでそのように感じた方こそ、ぜひ無料で速読を体験してみてください。
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